CMS-Vergleich 2020: alle wichtigen Kriterien für Ihre Entscheidung

So fällt der CMS-Vergleich im Jahr 2020 aus. Immerhin etwa 50% der DAX-Unternehmen nutzen TYPO3 als CMS-Plattform. Das ist eine Ansage. Wenn man aber über einen Plattformwechsel nachdenkt und wenn man auf der grünen Wiese beginnt, hat man alle Freiheit – oder alle Last der Entscheidungsfindung. Wir zeigen auf, wie man 2020 zwischen Open-Source und proprietären Content Management Systemen entscheidet. Und wir erklären auch, warum es so besser ist.

Enterprise Content Management Systeme: warum die Luft keineswegs dünn wird

Die Zahl der CMS-Systeme wird nicht geringer. Man könnte vermuten, dass sich der Markt bereinigen würde, das tut er aber nicht. Im Gegenteil: neue Produkte betreten den Markt und auch die Redaktionssysteme im Open-Source Bereich legen regelmäßig eine Schippe nach und machen den proprietären Systemen, vor allem den Enterprise Content Management Systemen den Rang streitig. Lohnt sich der Umstieg auf ein Open Source CMS? Oder kommt man dort vom Regen in die Traufe?

Die proprietären Systeme sind nicht Legion, doch haben Systeme wie SiteCore, FirstSpirit oder CoreMedia ihre feste Position im Markt und auch ihre Berechtigung. Die bekannteren Open Source CMS wie TYPO3, Joomla und Drupal locken. Doch holt man sich mit WordPress & Co. die Pest ins Haus? Welche Plattformstrategie ist hier angeraten?

Wie salonfähig ist Open Source?

Mit 50% Marktanteil unter den DAX-Unternehmen ist TYPO3 ein defacto Standard in der Enterprise-Landschaft. Doch Open Source hat sich generell eine Position erarbeitet. Dies liegt jedoch vor allem an der Qualität und am Funktionsumfang, der sich mit proprietären Systemen mehr als messen kann.

Hinzu kommt, dass Open-Source Software von vielen führenden Unternehmen in ihre eigenen Produkte integriert wird. Diese implizite Qualitätsaussage wird von großen Namen gelebt. Oracle, IBM, Red Hat, Novell und VMWare sind nur einige darunter.

Welches Geschäftsmodell liegt Open Source zugrunde?

Diese Frage ist berechtigt. Für Open-Source Software wird keine Lizenzgebühr entrichtet. Dennoch müssen die hinter der Open-Source Software stehenden Firmen und Organisationen existieren. Hier werden Dienstleistungen zu den lizenzkostenfreien Produkten offeriert. Teilweise werden auch kostenpflichtige Zusatzmodule zu den kostenlosen Software Packages angeboten.

Welche CMS qualifizieren für den Enterprise Einsatz?

Bitte erwarten Sie hier keine Liste von Produktnamen. Das würde der Sache nicht gerecht werden. Die Anforderungen an ein CMS unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Allerdings gibt es Kriterien, mit denen man Enterprise Content Management Systeme von zu einfachen Lösungen unterscheiden kann. Wer aus diesen Kriterien das Grundgerüst für seine eigene Entscheidungsmatrix ableiten will, liegt richtig.

1. Wie skalierbar ist das CMS?
2. Offeriert das CMS bereits werksseitig die Mehrsprachigkeit der Webseite?
3. Ist das CMS Multi-Domain-fähig?
4. Bietet der Administrationsbereich ein granulares Management von Benutzerrollen und Benutzerrechten?
5. Stellt das CMS Features für die Einrichtung von Workflows bereit?
6. Wie einfach kann das CMS um weitere Funktionen erweitert werden?

Wendet man diese Checkliste auf die bekannteren Namen der CMS-Szene an, wird es schnell still im Saal. Tatsächlich müssen hier viele kostenpflichtige wie auch Open-Source Produkte die Segel streichen, wie beispielsweise das sehr verbreitete Redaktionssystem WordPress.

Was sollte in eine Entscheidung einfließen?

Die Entscheidung pro Open-Source oder pro Kommerzieller Software ist sicher auch von Kostengesichtspunkten beeinflusst. Doch fließen hier wesentlich mehr Kosten ein, als nur die Lizenzkosten. Auch hier gilt wieder, dass der Kritierienkatalog von Unternehmen zu Unternehmen differieren wird. Auch die Gewichtung ist individuell vorzunehmen. Dennoch oder vielleicht gerade deswegen möchten wir hier einige Kriterien ein wenig genauer beleuchten.

• TCO: Total Cost of Ownership
• Wie anpassbar ist die Lösung? (Ohne Erweiterungen)
• Wie kann das CMS erweitert werden?
• Wie definiert das CMS meine Investitionssicherheit?
• Das Vendor Lock

TCO: Total Cost of Ownership

Der Kostenblock der Lizenzkosten ist bei erster Betrachtung sicher beeindruckend und man möchte diesen gerne “wegsparen”. Dennoch ist es erstaunlich, dass trotz der eingesparten Lizenzkosten Open Source Projekte oft nur wenige Prozent Einsparungen aufweisen. So haben nach einer Untersuchung der Computerwoche etwa 45 Prozent der Befragten durch Open-Source Software zwischen einem und 15 Prozent des Budgets eingespart. Im Bereich CMS sprechen große Agenturen von einer Kosteneinsparung um die 50% durch den Open-Source Einsatz.

Wie kommt das? Die TCO, die Total Cost of Ownership umfassen natürlich nicht nur die Lizenzkosten. Dienstleistungen wie Beratung, Einrichtung, Anpassung und laufender Support fließen auf die gleiche Kostenstelle. Das macht deutlich, dass mit fortschreitender Zeit die Lizenzkosten nur noch marginalen Anteil an den TCO aufweisen.

Bietet “lizenzkostenfrei” überhaupt einen Vorteil? Ja, da gibt es etwas. Wer ein Enterprise Content Management System auf Open Source Basis einsetzt, kann den meist riesigen Funktionsumfang sukzessive einsetzen, ohne gleich zu Beginn hohe Investitionskosten tragen zu müssen. Niederschwellig ist hier der Einstieg. Mächtig sind hier die späteren Möglichkeiten. Und wenn man später entscheidet, dass es doch eine andere Plattform werden soll, hat man keine Investitionen in Lizenzen in den Sand gesetzt.

Wie anpassbar ist die Lösung? (Ohne Erweiterungen)

Diese Frage stellen sich SAP-Nutzer schon seit Jahrzehnten. Der Trend geht inzwischen zum Anpassen der Arbeitsprozesse an die Software, nicht umgekehrt. Dennoch sollte man sich vor dem Einsatz der CMS-Plattform die Frage nach deren Anpassbarkeit stellen.

Wer im Unternehmen Geschäftsprozesse an (meist proprietäre) Software anpasst, hat ebenfalls Kosten. Diese werden meist schnell übersehen. Hingegen wird Open-Source Software eher an den Geschäftsprozess angepasst. Dies bewirkt bei der Einführung meist höhere Kosten, doch spart dies über die Zeit bei jedem ausgeführten Geschäftsprozess Einsparungen, die sich summieren.

Je größer die Belegschaft ist bzw. die Gruppe der mit dem Redaktionssystem befassten Mitarbeiter, umso aufwändiger ist eine Anpassung der Gewohnheiten der Mitarbeiter an das CMS. Hier wird im allgemeinen ein Open-Source CMS punkten, denn diese sind in der Regel leichter und kostengünstiger anzupassen als kommerzielle Software.

Wie kann das CMS erweitert werden?

Bei kommerzieller Software kann dies ein Kapazitätsproblem im Softwarehaus des Herstellers werden. Bei Open-Source Software besteht zumeist eine große Entwickler-Community, die viele Anforderungen bereits umgesetzt hat oder diese kostengünstig umsetzen wird. Der Ausfall einzelner Entwickler kann hier leicht kompensiert werden. In Zeiten des Fachkräftemangels könnte der Softwarehersteller leicht zum Bottleneck bei Erweiterungswünschen werden. Open-Source verspricht hier mehr Freiheit und niedrigere Kosten.

Wie definiert das CMS meine Investitionssicherheit?

Endlose Sicherheit bieten beide Kontrahenten letztlich nicht. Der kommerzielle Anbieter kann vom Markt verschwinden. Auch ein Open-Source Produkt kann “verschwinden”, wenngleich es hier anders vonstatten geht. Splittet sich eine Entwickler Community und führt diese ihre Interessen in einem “Fork” des Ursprungsprojekts fort, schwächt dies den Rückhalt der eigenen Community für die gewählte Plattform. Allerdings: eine solche Entwicklung ist abzusehen und wer nicht gerade auf ein nischiges Produkt gesetzt hat, darf davon ausgehen, dass bei Open Source ein Sterben des Produkts schon lange vorher absehbar ist. So kann man das zum nächste Relaunch ggf. bereinigen.

Dies macht deutlich, dass man bei Open-Source Software stets auf Produkte mit großer Community setzen sollte. Ein Open-Source Produkt, welches nur von einem Unternehmen propagiert und nicht von einer Community getragen wird, steht den Mängeln von kommerzieller Software in nichts nach.

Wie ist das mit dem „Vendor Lock”?

Der „Vendor Lock” adressiert die Grenzen, welche dem Anwender durch die Closed-Source Software des Anbieters gesetzt werden. Softwarehersteller lassen sich ungern in die Karten sehen und erweitern ihre Software nicht unbedingt in dem Umfang, den der Kunde gerne hätte. Hier ist man also entweder mit dem bereitgestellten Leistungsumfang zufrieden – oder muss Änderungen teuer einkaufen. Die große Angst, die auch noch mit dem Begriff „Vendor Lock” verbunden wird, ist eine befürchtete Behinderung im Falle eines Wechselwunschs. Gibt der Softwarehersteller die Daten nicht frei, kann dies bei einem Anbieterwechsel einen Neustart auf der grünen Wiese bedeuten.

Doch die Bewegungseinschränkungen gehen weiter. Auch beim Support gibt es wenig Bewegungsfreiheit. Während bei Open-Source eine Vielzahl von Anbietern Support und Entwicklungskapazitäten anbieten, kann man bei kommerzieller Software bei Unzufriedenheit nicht mal eben schnell wechseln.

TYPO3 oder Drupal oder?

Die Frage nach Open-Source oder kommerzieller Software lässt die Frage nach dem zu verwendenden Produkt letztlich offen. Bei der Produktauswahl stehen zusätzlich zu den obigen Fragen weitere Themen auf der Agenda.

Frage 1: Wer übernimmt den Redaktionsdienst?

Webseiten erfordern eine permanente Pflege. Gleich, ob intern oder von der Agentur geleistet, entstehen Kosten. Hier sollte man die Frage klären, ob man diesen Dienst wirklich selbst leisten kann und will. Übernimmt die Agentur die Pflege, wird diese die Arbeiten rascher erledigen können, als die interne Crew, speziell, wenn die Arbeiten seltener anfallen. Die Agentur ist hier routinierter.

Hier macht es Sinn, diese Arbeiten schon bei der Agenturauswahl mit in die Waagschale zu werfen und zu verhandeln. Letztlich ist es in diesem Fall gleich, ob mit TYPO3 oder WordPress gearbeitet wird. Wer die Redaktionsarbeiten vornimmt, muss sie schnell umsetzen können. Die Plattform tritt in den Hintergrund.

Frage 2: Woher kommt der Content?

“Jede Fachabteilung kann ihre Inhalte am besten selbst bereitstellen und pflegen, schließlich sitzen dort die Fachleute.” – so lautet eines der häufigsten Gerüchte, die man im CMS-Umfeld zu hören bekommt. Tatsächlich ist es aber so, dass die meisten Fachabteilungen sich lieber ihrem Tagesgeschäft widmen, als die Webseite zu versorgen. Und: die Experten der Fachabteilung sind zumeist mit redaktionellem Arbeiten völlig unvertraut. Das schafft Widerstände. Letztlich wird die Fachabteilung nicht an der Arbeit für die Webseite gemessen. Damit wird die Motivationsfrage aufgeworfen.

Letztlich kann die Webseite nur dann (kommunikativ) funktionieren, wenn die Inhalte erstklassig erstellt wurden. Dies ist jedoch keine Frage der technischen Plattform, sondern der Content-Erstellung. Somit raten wir eher zum technischen Downsizing und dafür zum redaktionellen Fokus. Oder andersherum: belassen Sie die Webseite lieber auf einer bestehenden Plattform und sorgen Sie dafür lieber für erstklassige Inhalte auf der Webseite, denn: welcher Kunde käuft Ihre Produkte, nur weil Sie Drupal statt TYPO3 nehmen oder umgekehrt?

Ihr Hans-Jürgen Schwarzer